Notre méthode

Cette page explique comment NUVAI met l'IA au travail au sein d'une organisation. C'est la version publique du guide que nous appliquons à chaque mission. Vous y trouverez ce que nous construisons et dans quel ordre, ce dont nous avons besoin de votre part et ce qui vous reste une fois la mission terminée.

Ce que nous construisons

Une skill est une consigne de travail courte que votre assistant IA suit chaque fois qu'une tâche précise revient, par exemple rédiger une offre ou vérifier un contrat par rapport à votre position standard. Lorsqu'une organisation dispose d'un ensemble de skills, avec un registre, un ordre d'exécution fixe et un responsable pour chacune, nous parlons d'un parc de skills.

Nous construisons ces parcs pour des organisations à qui un déploiement standard de l'IA n'apporte pas assez, mais qui n'ont pas besoin d'un grand intégrateur. Nous commençons petit, sur du travail qui doit de toute façon être fait.

En production sous 72 heures

Vos premières skills et vos premières consignes d'assistant tournent dans votre propre environnement IA dans les 72 heures, dès que quatre conditions sont réunies.

1. —Un accès administrateur à votre environnement IA, qui nous est délégué pour la durée de la mission.
2. —L'authentification unique (SSO) pour vos utilisateurs.
3. —Un rôle en lecture seule dans les systèmes dont les skills ont besoin, comme votre CRM ou vos archives documentaires.
4. —Une personne de votre côté qui décide.

Dans la pratique, les retards viennent le plus souvent de ces conditions côté client. Un rôle en lecture seule attend un ticket informatique, ou une décision attend la prochaine réunion. Si un accès arrive tard, c'est la date qui bouge. Le périmètre convenu reste le même.

Si nous ne tenons pas ce délai, nous vous disons pourquoi et ce qui manque encore.

Nos principes

Nous travaillons dans votre propre couche IA. Tout ce que nous construisons vit dans des outils que vous utilisez et maîtrisez déjà : votre espace de travail IA et ses connecteurs, votre CRM, votre charte graphique. Cet espace peut être Claude, ChatGPT ou Grok Bot, par exemple. Aucune plateforme NUVAI ne vient s'intercaler, il n'y a donc rien à migrer plus tard.

Copilot ? C'est un cas à part. Parlons-en.

Lire avant d'écrire. Chaque connexion à vos systèmes démarre en lecture seule. L'écriture vient plus tard, après une période sans incident et avec votre accord écrit. Même alors, chaque modification est d'abord proposée, puis écrite une fois validée, relue et signalée comme faite avec l'IA. La suppression, les modifications en masse, l'envoi et la finalisation de devis ou de factures restent bloqués.

Une personne décide et envoie. Chaque résultat est un brouillon. Quelqu'un de votre équipe le relit avant qu'il ne sorte de l'organisation. Aucune skill n'envoie de mail, ne signe de document ni ne vous engage. La méthode, le périmètre et le conseil restent l'affaire de vos collaborateurs.

L'assistant en appui. Pour le travail de fond, comme une approche ou une analyse, l'assistant vous demande d'abord votre propre point de vue et pose une à trois questions précises. Ensuite, il s'arrête. Les tâches simples, il les fait directement, en précisant son hypothèse en une ligne.

Aucun fait inventé. Un champ sans source indique « non trouvé » ou reçoit un espace réservé. Une estimation est présentée comme telle, avec sa méthode. Les chiffres proviennent de vos propres sources.

Vos données restent les vôtres. Les données client restent dans votre environnement et rien n'est réutilisé d'un client à l'autre. Un contrôle de classification des données passe avant toute autre skill. Les données personnelles sont traitées dans le cadre d'un accord de sous-traitance signé.

Nous travaillons sur des copies. Rien n'est supprimé. Ce qui doit disparaître est archivé. Les fichiers sont partagés avec des personnes nommément désignées, jamais via un lien ouvert.

L'ordre dans lequel nous travaillons

Chaque mission suit la même séquence. Après chaque phase, c'est vous qui décidez, et rien de nouveau ne démarre sans votre accord écrit.

Kickstart (deux semaines). Nous regardons comment votre entreprise fonctionne aujourd'hui et choisissons avec vous trois à cinq processus. Ces processus tournent ensuite avec l'IA sur vos propres comptes, avec une mesure de départ. Le premier est en production dans les 72 heures après l'ouverture des accès de vos utilisateurs. Les fondations se mettent en place en même temps, même modestes : un registre des skills, le contrôle de classification des données, une politique d'utilisation d'une page et une courte séance de sensibilisation à l'IA. Vous terminez avec une vue écrite de ce qui vaut la peine d'être construit ensuite, et de ce qui ne le vaut pas.

Baseline (cinq jours ouvrables). Pour le processus issu du Kickstart qui pèse le plus et qui traverse plusieurs systèmes ou équipes. Nous mesurons comment il tourne aujourd'hui et vous recevez une décision sur une page : acheter, construire ou laisser.

Sprint (quatre semaines). Le processus de la Baseline, construit et en production dans vos propres systèmes. Il est réceptionné sur des cas réels avant d'être considéré comme terminé.

Développement continu. Nous avançons dans la liste issue du Kickstart, une équipe après l'autre, et passons à la suivante quand la première tourne bien. Nous tenons le registre à jour, mesurons chaque trimestre par rapport à la mesure de départ et ajoutons des skills quand vous le demandez.

Après le Kickstart, nous traitons un processus à la fois. Une skill que l'on ouvre tous les jours vaut mieux que cinq qu'on oublie.

La mise en service d'une skill

Chaque nouvelle skill commence par un pilote avec deux décideurs, sur au moins trois cas réels. Elle passe ensuite à deux ou trois ambassadeurs internes, dès que le résultat respecte la longueur convenue, ne contient aucun fait inventé et passe le contrôle de confidentialité. Après seulement, elle est ouverte à tous. Vous décidez à chaque étape, nous conseillons.

Chaque skill a un numéro de version, un responsable, une date de révision et des cas de test. Au moins un de ces cas repose sur des données fictives, ce qui permet de tester avant que vos données n'entrent en jeu. Pour désactiver une skill, nous la rendons indisponible. Rien n'est supprimé, il y a donc toujours un retour possible.

Retravailler une skill à partir de vos meilleurs documents

Il arrive qu'une skill fonctionne bien sur le plan technique sans que son résultat soit à la hauteur de vos meilleurs documents. Nous ne la réécrivons pas à l'instinct. Nous demandons à votre propre IA de décrire l'écart.

1. —Vous nous confiez deux à quatre de vos meilleurs exemples. Dans votre environnement IA, l'assistant les lit à côté des skills actuelles et de votre charte graphique.
2. —Il présente les différences sous des rubriques fixes (structure, longueur, ton, visuels et éléments récurrents de vos exemples) et propose des modifications concrètes pour chaque fichier de skill.
3. —Nous relevons les choix qui vous reviennent et nous les numérotons. Nous proposons une option par défaut pour chacun, et vous tranchez.
4. —Nous construisons une version de test avec ces options et la faisons tourner sur un cas fictif, sans données client réelles ni montants.
5. —Vous passez les choix en revue avec le résultat du test sous les yeux. La nouvelle version n'est mise en service qu'après votre accord écrit, avec un journal des modifications. La version précédente est conservée.

Certaines choses ne sont jamais reprises, comme les coquilles, les dates dépassées, les couleurs hors de votre palette ou tout élément issu du travail d'un autre client. Une refonte ne peut jamais assouplir les règles de confidentialité et de relecture d'une skill.

L'onboarding de chaque utilisateur

Un nouvel utilisateur doit pouvoir démarrer dès la première semaine sans que quelqu'un soit assis à côté de lui. Chaque client reçoit une checklist d'onboarding, qui s'adresse directement à l'utilisateur et reste assez courte pour être cochée point par point.

Chaque étape a un lien et une capture d'écran. Les liens renvoient vers la page de téléchargement ou l'article d'aide officiel, ou directement vers le bon écran de l'application. Nous les vérifions le jour de la livraison. Les captures viennent de votre propre environnement, avec un compte utilisateur ordinaire, et sont recadrées pour qu'aucun nom, aucune adresse mail ni aucun titre de conversation n'apparaisse.

La checklist guide l'utilisateur pour la connexion, les applications de bureau et mobiles, une courte visite et les premières connexions à vos systèmes, en lecture seule. Elle explique la prise de notes en réunion et le consentement des participants, ce que fait chaque skill avec un exemple de requête, et un programme pour la première semaine. Elle se termine par de bonnes requêtes tirées de votre propre travail, les règles de base et l'endroit où trouver de l'aide. Chaque skill porte une étiquette de statut, par exemple opérationnelle, en pilote, en cours de refonte ou pas encore disponible, pour que personne ne s'appuie sur quelque chose qui n'est pas prêt. Certains réglages échappent à notre vérification, par exemple la désactivation de l'entraînement sur vos données. Ils restent signalés jusqu'à ce que votre administrateur les confirme, avant l'envoi de la checklist à toute l'équipe.

Des routines avec un responsable

Une routine est une question fixe à laquelle l'assistant répond à un moment fixe, à partir des données de vos systèmes. Le pipeline chaque lundi matin, par exemple, ou les relations avec qui personne n'a parlé depuis trois mois. Chaque routine a un seul responsable, qui lit le résultat et y donne suite. Les routines démarrent en lecture seule, sans validation automatique. Elles préparent des listes et des projets de texte. Elles n'envoient rien et ne déposent aucun brouillon dans votre messagerie ou votre CRM. Une routine qui n'est pas lue trois fois de suite est mise en pause.

Exemple illustratif : l'onboarding client

Cet exemple décrit le mécanisme. Il ne s'agit pas d'un résultat client.

Prenons une marque B2B qui vend des kits de démarrage à des professionnels. La période décisive va du premier achat à la première commande de réassort. Notre hypothèse de travail, à mesurer chez chaque client, est qu'un client aidé dans ses premières semaines revient plus volontiers.

Chaque matin, l'assistant prépare une seule liste avec la prochaine meilleure action pour chaque client dans cette période. Pour chacun, elle indique :

• —de qui il s'agit et combien de jours se sont écoulés depuis la commande ;
• —l'étape prévue, par exemple un mot de bienvenue, une prise de nouvelles après la première semaine, un conseil ou une invitation à un événement quelques semaines plus tard, ou une relance discrète pour une nouvelle commande après un mois ;
• —le canal à utiliser, selon l'endroit où le client échange réellement avec la marque, que ce soit le mail, une messagerie ou les réseaux sociaux ;
• —pourquoi cette action, et pourquoi maintenant ;
• —un brouillon prêt, dans le ton de la marque et la langue du client.

Une personne de l'équipe parcourt la liste, ajuste ou écarte une ligne si nécessaire et envoie elle-même chaque message. En cas de plainte, de retour ou de question en suspens, le parcours de ce client est mis en pause et signalé. Un journal par client évite que quelqu'un reçoive deux fois la même étape. Toutes les connexions sont en lecture seule et couvrent les commandes de la boutique, le CRM et l'historique des échanges.

Renout van Hove a construit pendant des années, en tant que fondateur de GrowthAgent, des programmes de prochaine meilleure action sur des plateformes de données clients, bien avant l'IA générative. Il fallait alors une plateforme de données clients et une suite d'automatisation marketing, avec un projet d'intégration pour relier les deux. Aujourd'hui, la même logique tourne dans votre propre couche IA, sur le CRM et les données de boutique dont vous disposez déjà, et chaque brouillon est rédigé pour une seule personne.

Mesurer la valeur : payée, détenue, acquise

Nous regardons la valeur à trois niveaux.

• —Payée désigne ce que vous louez, comme l'espace de travail IA et le CRM. Nous suivons le coût par licence et le nombre de licences actives chaque semaine.
• —Détenue désigne ce que nous construisons et que vous gardez, à savoir les consignes, les skills, les modèles et le registre. Nous suivons la fréquence d'utilisation des skills et la durée d'un processus clé avant et après.
• —Acquise désigne ce que le système accumule en tournant, comme les affaires gagnées ou perdues liées aux offres, un journal des décisions et un historique de mesures. Cette valeur n'existe que si les données sont saisies de façon cohérente. C'est pourquoi les fondations du CRM passent avant toute analyse qui repose sur l'historique.

Nous mesurons avant de construire, avec vous, sur des cas récents et en cours. Ensuite, nous mesurons à nouveau avec la même méthode. Chaque résultat mentionne le nombre de cas sur lequel il repose.

Ce qui vous appartient à la fin de la mission

Vous devez pouvoir continuer sans nous. À la fin d'une phase ou de la mission, vous recevez :

• —le registre des skills, avec pour chacune le responsable, la version, les données utilisées et la classe de risque ;
• —chaque skill sous forme de fichiers dans votre propre environnement, votre contenu étant tenu à part ;
• —les consignes validées de l'espace de travail et la politique d'utilisation d'une page ;
• —la marche à suivre pour modifier, tester et recharger une skill, avec les cas de test ;
• —la liste de toutes les connexions, avec leur responsable, leurs droits et ce qui se passe en cas de panne ;
• —la mesure de départ et les mesures de suivi, avec la méthode et le nombre de cas ;
• —les points ouverts, chacun avec un responsable et une prochaine étape proposée ;
• —la liste de nos droits d'accès et la confirmation de leur retrait ;
• —un aperçu des licences que vous louez, au nom de qui et à quelle date elles se renouvellent.

Les skills restent portables. Vous pouvez donc les charger dans un autre modèle ou un autre espace de travail si vous changez de fournisseur. La logique générique de nos modèles reste notre propriété et vous est concédée sous licence. Tout ce qui est propre à votre organisation vous appartient.

Ce que nous ne promettons pas

Nous ne promettons pas d'agents qui font votre travail sans intervention humaine. Chaque skill décrite ici prépare le travail, et une personne décide.

Nous ne promettons pas de pourcentage à l'avance. Nous mesurons avant et après, nous vous montrons l'écart et le nombre de cas sur lequel il repose, et c'est vous qui jugez.

Pour commencer

La plupart des missions débutent par un Kickstart. Si vous préférez en parler d'abord, contactez-nous.