Hoe we werken
Op deze pagina lees je hoe NUVAI AI aan het werk zet in een organisatie. Het is de publieke versie van het draaiboek dat we bij elke opdracht volgen. Je leest wat we bouwen en in welke volgorde, wat we van jullie nodig hebben en wat bij jullie blijft als wij vertrekken.
Wat we bouwen
Een skill is een korte werkinstructie die je AI-assistent volgt telkens een bepaalde taak terugkomt, zoals een offerte opstellen of een contract toetsen aan jullie standaardpositie. Heeft een organisatie een reeks van zulke skills, met een register, een vaste volgorde en een eigenaar per skill, dan is dat jullie verzameling skills.
We bouwen zo'n verzameling voor organisaties die te weinig halen uit een standaard uitrol van AI en geen grote integrator nodig hebben. We beginnen klein, met werk dat toch al moet gebeuren.
Live binnen 72 uur
Jullie eerste skills en sidekick-instructies staan binnen 72 uur live in jullie eigen AI-omgeving, zodra vier voorwaarden vervuld zijn.
- Beheerdersrechten op jullie AI-omgeving, aan ons gedelegeerd zolang de opdracht loopt.
- Single sign-on voor jullie gebruikers.
- Een rol met alleen leesrechten in de systemen die de skills nodig hebben, zoals jullie CRM of documentarchief.
- Eén persoon aan jullie kant die beslist.
In de praktijk zit vertraging meestal bij die voorwaarden aan klantzijde. Een leesrol wacht op een ticket bij IT, of een beslissing wacht op het volgende overleg. Komt een toegang laat, dan schuift de datum op. De afgesproken scope blijft dezelfde.
Halen we het niet, dan zeggen we waarom en wat nog ontbreekt.
Principes
We werken in jullie eigen AI-laag. Alles wat we bouwen, draait in tools die jullie al gebruiken en zelf beheren. Dat zijn jullie AI-werkomgeving met haar connectors, jullie CRM en jullie huisstijl. Die werkomgeving kan bijvoorbeeld Claude, ChatGPT of Grok Bot zijn. Er zit geen NUVAI-platform tussen, dus er valt later ook niets te migreren.
Copilot? Dat is een apart geval. Laten we erover praten.
Eerst lezen, dan schrijven. Elke koppeling met jullie systemen start met alleen leesrechten. Schrijven komt later, na een periode zonder incidenten en met jullie schriftelijk akkoord. Ook dan wordt elke wijziging eerst voorgesteld, pas na akkoord weggeschreven, nagelezen en gemarkeerd als gemaakt met AI. Verwijderen, bulkwijzigingen, versturen en het afronden van offertes of facturen blijven geblokkeerd.
Een mens beslist en verstuurt. Elk resultaat is een concept. Iemand uit jullie team leest het na voor het de organisatie verlaat. Geen enkele skill verstuurt mails, ondertekent documenten of gaat verbintenissen aan. Methode, scope en advies blijven bij jullie mensen.
De assistent als sidekick. Bij denkwerk, zoals een aanpak of een analyse, vraagt de assistent eerst naar jullie eigen kijk en stelt hij één tot drie scherpe vragen. Daarna stopt hij. Eenvoudige taken voert hij gewoon uit, met zijn aanname in één regel erbij.
Geen verzonnen feiten. Een veld zonder bron toont "niet gevonden" of krijgt een placeholder. Een schatting staat er als schatting, met de methode erbij. Cijfers komen uit jullie eigen bronnen.
Jullie data blijft van jullie. Klantdata blijft in jullie omgeving en niets van de ene klant wordt hergebruikt bij een andere. Een controle op dataklasse loopt vóór elke andere skill. Persoonsgegevens verwerken we onder een ondertekende verwerkersovereenkomst.
We werken op kopieën. Er wordt niets verwijderd. Wat weg moet, gaat naar het archief. Bestanden delen we alleen met mensen bij naam, nooit via een open link.
De volgorde waarin we werken
Elke opdracht volgt dezelfde volgorde. Na elke fase beslissen jullie, en niets nieuws start zonder jullie schriftelijk akkoord.
Kickstart (twee weken). We bekijken hoe jullie bedrijf vandaag werkt en kiezen samen drie tot vijf processen. Die draaien daarna met AI op jullie eigen accounts, met een nulmeting erbij. Het eerste proces draait binnen 72 uur nadat jullie gebruikers toegang hebben. Tegelijk komen de fundamenten er, ook al zijn ze klein: een skillregister, de controle op dataklasse, een gebruiksbeleid van één pagina en een korte sessie over AI-geletterdheid. Jullie eindigen met een geschreven overzicht van wat het waard is om verder te bouwen, en wat niet.
Baseline (vijf werkdagen). Voor het proces uit de Kickstart dat het zwaarst weegt en over meerdere systemen of teams loopt. We meten hoe het vandaag loopt en jullie krijgen een beslissing op één pagina: kopen, bouwen of laten.
Sprint (vier weken). Het proces uit de Baseline, gebouwd en live in jullie eigen systemen. Het wordt opgeleverd op echte cases voor we het afgerond noemen.
Doorlopend bouwen. We werken de lijst af die uit de Kickstart kwam, team per team, en gaan naar het volgende team als het eerste goed draait. We onderhouden het register, meten elk kwartaal tegen de nulmeting en voegen skills toe wanneer jullie dat vragen.
Na de Kickstart nemen we één proces tegelijk. Eén skill die iedereen elke dag opent, is meer waard dan vijf die niemand gebruikt.
Hoe een skill live gaat
Elke nieuwe skill start als pilot bij twee beslissers, op minstens drie echte cases. Daarna gaat hij naar twee of drie interne trekkers, zodra de output binnen de afgesproken lengte blijft, geen verzonnen feiten bevat en de privacycheck doorstaat. Pas dan komt hij beschikbaar voor iedereen. Jullie beslissen bij elke stap, wij adviseren.
Elke skill heeft een versienummer, een eigenaar, een reviewdatum en testcases. Minstens één testcase werkt met fictieve data, zodat we kunnen testen voor er data van jullie aan te pas komt. Een skill uitzetten betekent hem op niet beschikbaar zetten. Er wordt niets gewist, dus er is altijd een weg terug.
Een skill herwerken op basis van jullie beste werk
Soms werkt een skill technisch prima en haalt de output toch het niveau van jullie beste werk niet. Dan herschrijven we hem niet op gevoel. We laten jullie eigen AI het verschil benoemen.
- Jullie geven ons twee tot vier van jullie sterkste voorbeelden. In jullie AI-omgeving leest de assistent die naast de huidige skills en jullie huisstijl.
- Hij zet de verschillen onder vaste rubrieken (structuur, lengte, toon, beeld en de bouwstenen die in de voorbeelden terugkomen) en stelt per skillbestand concrete wijzigingen voor.
- We halen de keuzes eruit die alleen jullie kunnen maken en nummeren ze. Per keuze stellen we een standaard voor, en jullie beslissen.
- Met die standaarden bouwen we een testversie en draaien die op een fictieve opdracht, zonder echte klantdata en zonder bedragen.
- Jullie overlopen de keuzes met de testoutput ernaast. De nieuwe versie gaat pas live na jullie schriftelijk akkoord, met een changelog. De vorige versie blijft bewaard.
Sommige dingen nemen we nooit over, zoals tikfouten, verouderde datums, kleuren buiten jullie palet of iets uit het werk van een andere klant. Een herwerking mag de privacy- en reviewregels van een skill nooit afzwakken.
Elke gebruiker op weg helpen
Een nieuwe gebruiker moet in de eerste week zelfstandig kunnen starten, zonder dat er iemand naast zit. Elke klant krijgt een onboardingchecklist die de gebruiker rechtstreeks aanspreekt en kort genoeg is om af te vinken.
Bij elke stap horen een link en een screenshot. Links gaan naar de officiële downloadpagina of het helpartikel, of rechtstreeks naar het juiste scherm in de app. We controleren ze op de dag van oplevering. Screenshots komen uit jullie eigen omgeving, genomen met een gewoon gebruikersaccount en zo bijgesneden dat er geen namen, mailadressen of chattitels te zien zijn.
De checklist neemt de gebruiker mee door het aanmelden, de desktop- en mobiele apps, een korte rondleiding en de eerste koppelingen, met alleen leesrechten. Hij legt uit hoe het zit met vergadernotities en toestemming, wat elke skill doet met een voorbeeldprompt, en hoe de eerste week eruitziet. Hij sluit af met goede prompts uit jullie eigen werk, de basisafspraken en waar je hulp vindt. Elke skill krijgt een statuslabel, zoals werkt, pilot, wordt herwerkt of nog niet beschikbaar, zodat niemand rekent op iets wat nog niet klaar is. Sommige instellingen kunnen we zelf niet nakijken, bijvoorbeeld of training op jullie data uitstaat. Die blijven gemarkeerd tot jullie beheerder ze bevestigt, voor de checklist naar het hele team gaat.
Routines met een eigenaar
Een routine is een vaste vraag die de assistent op een vast moment beantwoordt, met data uit jullie systemen. Denk aan de pipeline elke maandagochtend, of aan de relaties waar al drie maanden niemand mee gesproken heeft. Elke routine heeft één eigenaar die de output leest en er iets mee doet. Routines starten met alleen leesrechten en zonder automatische goedkeuring. Ze maken lijsten en conceptteksten klaar. Ze versturen niets en zetten geen concepten in jullie mailbox of CRM. Wordt een routine drie keer na elkaar niet gelezen, dan zetten we hem op pauze.
Voorbeeld: klantonboarding
Dit voorbeeld beschrijft het mechanisme. Het is geen klantresultaat.
Neem een B2B-merk dat starterskits verkoopt aan professionals. De periode die telt, loopt van de eerste aankoop tot de eerste herhaalbestelling. Onze werkhypothese, die we per klant meten, is dat klanten die in hun eerste weken hulp krijgen met het product vaker terugkomen.
Elke ochtend maakt de assistent één lijst met de volgende beste actie voor elke klant in die periode. Per klant staat erop:
- wie het is en hoeveel dagen er sinds de bestelling verstreken zijn;
- welke stap aan de beurt is, bijvoorbeeld een welkom, een check-in na de eerste week, een tip of een uitnodiging voor een event enkele weken later, of na een maand een zachte herinnering om bij te bestellen;
- welk kanaal je gebruikt, afhankelijk van waar de klant echt met het merk praat, of dat nu mail, een berichtenapp of sociale media is;
- waarom deze actie, en waarom nu;
- een kant-en-klaar concept in de toon van het merk en de taal van de klant.
Iemand van het team overloopt de lijst, past een regel aan of slaat hem over waar nodig, en verstuurt elk bericht zelf. Bij een klacht, een retour of een openstaande vraag pauzeert de flow voor die klant en wordt het dossier gemarkeerd. Een logboek per klant zorgt ervoor dat niemand dezelfde stap twee keer krijgt. Alle koppelingen hebben alleen leesrechten, op de bestellingen in de webshop, het CRM en de gespreksgeschiedenis.
Renout van Hove bouwde jarenlang next-best-actionprogramma's op customer data platforms als oprichter van GrowthAgent, lang voor generatieve AI. Daar had je toen een customer data platform en een marketingautomatiseringspakket voor nodig, plus een integratieproject om ze te verbinden. Vandaag draait dezelfde logica in jullie eigen AI-laag, bovenop het CRM en de webshopdata die jullie al hebben, en elk concept is geschreven voor één persoon.
Waarde meten: betaald, in eigendom en verdiend
We kijken op drie niveaus naar waarde.
- Betaald is wat jullie huren, zoals de AI-werkomgeving en het CRM. We volgen de kost per licentie en het aantal licenties dat elke week actief is.
- In eigendom is wat wij bouwen en jullie houden, zoals instructies, skills, sjablonen en het register. We volgen hoe vaak skills gebruikt worden en hoe lang een kernproces duurt, voor en na.
- Verdiend is wat het systeem door het gebruik opbouwt, zoals gewonnen en verloren dossiers gekoppeld aan offertes, een beslissingslogboek en een meetgeschiedenis. Dat heeft alleen waarde als de data consequent wordt ingevuld. Daarom komen de CRM-fundamenten vóór elke analyse die op historiek steunt.
We meten voor we bouwen, samen met jullie, op recente en lopende cases. Daarna meten we opnieuw met dezelfde methode. Bij elk resultaat staat op hoeveel cases het steunt.
Wat van jullie is als wij vertrekken
Jullie moeten zonder ons verder kunnen. Op het einde van een fase of van de opdracht krijgen jullie:
- het skillregister, met per skill de eigenaar, de versie, de gebruikte data en de risicoklasse;
- elke skill als bestanden in jullie eigen omgeving, met jullie eigen inhoud apart gehouden;
- de goedgekeurde instructies voor de werkomgeving en het gebruiksbeleid van één pagina;
- een handleiding om een skill aan te passen, te testen en opnieuw te laden, met de testcases;
- een lijst van alle koppelingen, met hun eigenaar, hun rechten en wat er gebeurt als ze uitvallen;
- de nulmeting en de vervolgmetingen, met methode en aantal cases;
- de openstaande punten, elk met een eigenaar en een voorgestelde volgende stap;
- een lijst van onze toegangsrechten en de bevestiging dat ze ingetrokken zijn;
- een overzicht van de licenties die jullie huren, op wiens naam en wanneer ze verlengen.
Skills blijven overdraagbaar. Jullie kunnen ze dus in een ander model of een andere werkomgeving laden als jullie van leverancier wisselen. De generieke logica achter onze sjablonen blijft van ons en krijgen jullie in licentie. Alles wat specifiek is voor jullie organisatie, is van jullie.
Wat we niet beloven
We beloven geen agents die jullie werk doen zonder dat er een mens aan te pas komt. Elke skill op deze pagina bereidt werk voor, en een mens beslist.
We beloven ook geen percentage vooraf. We meten voor en na, tonen jullie het verschil en het aantal cases erachter, en laten het oordeel aan jullie.
Aan de slag
De meeste opdrachten beginnen met een Kickstart. Liever eerst even praten? Neem contact op.