NUVAI · Eén werkende laag
Eén werkende laag
Renout van Hove voor NUVAI
Van losse AI-tools naar één werkende laag
Een praktisch paper over AI in een kmo: van losse tools naar één werkplek die rechtstreeks met je CRM werkt.
Door NUVAI. Cijfers gecontroleerd op 24 oktober 2026.
Download de pdf PDF, 27 pagina’s
00
0. Samenvatting
In de meeste bedrijven met tien tot tweehonderd medewerkers draait AI al. Alleen niet op één plek. Er zijn drie, vier of vijf losse abonnementen, een paar gratis accounts en een handvol mensen die elk hun eigen manier van werken hebben uitgevonden. Niemand weet precies welke klantgegevens waar terechtkomen.
Dit paper gaat over de stap van die losse tools naar één werkende laag: één AI-werkplek per medewerker, met Claude of Grok, die via MCP rechtstreeks verbonden is met je CRM en je andere systemen. Met vaste rechten, met een mens die goedkeurt wat de AI wil wijzigen, en met een kostprijs die je vooraf kan berekenen.
Wat we vaststellen
- In België gebruikte in 2025 34,5% van de bedrijven met minstens tien medewerkers een AI-technologie. In Nederland was dat 33,2%, in Frankrijk 18,2% en in de EU gemiddeld 20,0% (Eurostat).
- 78% van de mensen die AI gebruiken op het werk brengt een eigen tool mee. Bij kmo’s is dat 80% (Microsoft Work Trend Index 2024).
- Een zakelijke AI-plaats kost bij Claude Team en ChatGPT Business 20 dollar per maand bij jaarbetaling. Grok Business kost 30 dollar. Microsoft 365 Copilot Business kost 21 dollar bovenop een Microsoft 365-licentie.
- De grote CRM’s hebben intussen een officiële MCP-server: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM en Microsoft Dataverse. Teamleader heeft er een voor Orbit.
- Sinds 2 februari 2025 moet je als werkgever zorgen voor AI-geletterdheid van je medewerkers. De regels voor toezicht en handhaving gelden vanaf 2 augustus 2026.
Wat je deze maand kan doen
- Maak een lijst van alle AI-tools die in je bedrijf gebruikt worden, ook de gratis.
- Kies één werkplek en één plan, en stop de rest.
- Verbind je CRM eerst met alleen leesrechten.
- Kies twee of drie processen uit de catalogus in hoofdstuk 6.
- Schrijf een AI-beleid van één pagina en houd bij wie welke opleiding kreeg.
- van de Belgische bedrijven met tien of meer werknemers gebruikte AI in 2025
- 34,5%
- van de Belgische bedrijven met tien of meer werknemers gebruikte AI in 2025
- Bron S1
- van de AI-gebruikers brengt eigen tools mee naar het werk
- 78%
- van de AI-gebruikers brengt eigen tools mee naar het werk
- Bron S2
- een zakelijke AI-licentie per maand, jaarlijks gefactureerd
- $20
- een zakelijke AI-licentie per maand, jaarlijks gefactureerd
- Bron S3, S4
- systemen met een officiële MCP-server in dit paper
- 6
- systemen met een officiële MCP-server in dit paper
- Bron S11, S12, S13, S14, S15, S16, S17, S18
- AI Act artikel 4: toezicht en handhaving gelden
- 2 augustus 2026
- AI Act artikel 4: toezicht en handhaving gelden
- Bron S19
Bekijk als tabel
| Bron | |
|---|---|
| 34,5% van de Belgische bedrijven met tien of meer werknemers gebruikte AI in 2025 | S1 |
| 78% van de AI-gebruikers brengt eigen tools mee naar het werk | S2 |
| $20 een zakelijke AI-licentie per maand, jaarlijks gefactureerd | S3,S4 |
| 6 systemen met een officiële MCP-server in dit paper | S11,S12,S13,S14,S15,S16,S17,S18 |
| 2 augustus 2026 AI Act artikel 4: toezicht en handhaving gelden | S19 |
Eén werkende laag, in vijf niveaus
01
1. AI draait al in je bedrijf
1.1
Wat de cijfers zeggen
Eurostat meet elk jaar hoeveel bedrijven met minstens tien medewerkers een AI-technologie gebruiken. Tussen 2024 en 2025 ging dat in de EU van 13,5% naar 20,0%. België zit bij de koplopers: van 24,7% naar 34,5%. Nederland ging van 23,1% naar 33,2%, Frankrijk van 9,9% naar 18,2%. Voor Nederland meldt Eurostat een breuk in de tijdreeks in 2025, dus vergelijk die twee jaren met wat voorzichtigheid.
De grootte van het bedrijf maakt veel uit. In België gebruikte in 2025 28,8% van de bedrijven met 10 tot 49 medewerkers AI, tegenover 54,5% bij 50 tot 249 medewerkers en 76,4% bij grote bedrijven. In Nederland was dat 28,8%, 46,6% en 67,6%. In Frankrijk 15,0%, 30,8% en 58,0%.
Die cijfers tellen bedrijven die AI officieel gebruiken. Ze zeggen weinig over wat medewerkers op eigen houtje doen.
Bedrijven die minstens één AI-technologie gebruiken
Bekijk als tabel
| 2024 | 2025 | |
|---|---|---|
| België | 24,7% | 34,5% |
| Nederland | 23,1% | 33,2% (b) |
| Frankrijk | 9,9% | 18,2% |
| EU27 | 13,5% | 20,0% |
| 10 tot 49 werknemers 2024 | 10 tot 49 werknemers 2025 | 50 tot 249 werknemers 2024 | 50 tot 249 werknemers 2025 | 250 werknemers of meer 2024 | 250 werknemers of meer 2025 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| België | 20,7% | 28,8% | 35,7% | 54,5% | 66,3% | 76,4% |
| Nederland | 20,0% | 28,8% | 31,2% | 46,6% | 54,1% | 67,6% |
| Frankrijk | 8,5% | 15,0% | 14,5% | 30,8% | 32,7% | 58,0% |
| EU27 | 11,2% | 17,0% | 21,0% | 30,4% | 41,2% | 55,0% |
1.2
Wat de cijfers niet tonen
In de Work Trend Index van 2024 vroeg Microsoft aan 31.000 mensen in 31 landen hoe ze AI gebruiken. 78% van de AI-gebruikers bracht een eigen tool mee naar het werk. Bij kleine en middelgrote bedrijven was dat 80%. Het onderzoek is van mei 2024, maar we zien in de praktijk weinig dat erop wijst dat dit sindsdien gedaald is.
Dat is begrijpelijk. Mensen willen sneller werken en nemen het gereedschap dat ze kennen. Het probleem zit niet in het gebruik zelf, wel in drie gevolgen:
- Data. Offertes, klantnamen en cijfers gaan naar accounts waar het bedrijf geen zicht op heeft. Bij een gratis of persoonlijk account weet je vaak niet of die gegevens gebruikt worden om modellen te trainen.
- Kennis. Elke medewerker bouwt zijn eigen prompts en werkwijzen. Als iemand vertrekt, vertrekt die kennis mee.
- Geld. Losse abonnementen worden via onkostennota’s betaald. Niemand ziet het totaal.
Ook de plaats waar een aanbieder je gegevens verwerkt, telt mee. Een tool die buiten de EU draait zonder duidelijke afspraken, kan voor jouw bedrijf een juridisch risico zijn, los van hoe goed de tool werkt.
Eigen AI mee naar het werk
78%
van de AI-gebruikers op het werk
80%
bij kleine en middelgrote bedrijven
Bekijk als tabel
| % | |
|---|---|
| van de AI-gebruikers op het werk | 78% |
| bij kleine en middelgrote bedrijven | 80% |
1.3
Zelftest: hoe groot is de schaduw?
Beantwoord deze tien vragen met ja of nee.
Zelftest: hoe groot is de schaduw?
0 van 10 beantwoord
- 01Gebruiken medewerkers AI-tools die het bedrijf niet zelf heeft gekozen?
- 02Worden AI-abonnementen via onkostennota’s of privékaarten betaald?
- 03Gebruikt iemand een gratis account voor werk met klantgegevens?
- 04Weet je niet zeker welke tools vergaderingen opnemen of samenvatten?
- 05Plakken mensen CRM-gegevens of offertes in een chatvenster?
- 06Is er geen schriftelijk AI-beleid?
- 07Heeft niemand bijgehouden wie welke AI-opleiding kreeg?
- 08Werken twee teams met verschillende AI-tools voor hetzelfde soort werk?
- 09Zou je bij vertrek van een medewerker zijn prompts en werkwijzen kwijt zijn?
- 10Kan niemand zeggen hoeveel het bedrijf per maand aan AI uitgeeft?
Nul tot twee keer ja: je hebt weinig schaduw-AI. Drie tot vijf: er is werk, maar het is overzichtelijk. Zes of meer: begin met de inventaris uit hoofdstuk 8 voor je iets nieuws koopt. Die drempels zijn onze eigen inschatting, geen statistiek.
02
2. Wat “één werkende laag” betekent
Eén werkende laag is geen nieuw systeem. Het is één AI-werkplek die tussen je mensen en je bestaande software zit. Je CRM blijft je CRM. Je boekhouding blijft je boekhouding. De laag zorgt ervoor dat de AI die gegevens kan lezen, en onder voorwaarden kan aanpassen, zonder dat iemand iets kopieert of plakt.
We bouwen die laag op in vijf niveaus, van onder naar boven.
De vijf niveaus van één werkende laag
- Wat het is
- Wie mag wat, wie keurt een wijziging goed, en wie is eigenaar van welk proces.
- Voorbeelden
- Rechten, goedkeuringsstappen, proceseigenaars
- Wie is eigenaar
- De directie en de proceseigenaars
Voorgestelde wijzigingen, die wachten tot iemand ze goedkeurt.- Wat het is
- Projecten, instructies en sjablonen die het hele team deelt, zodat een offerte er altijd hetzelfde uitziet.
- Voorbeelden
- Projecten, instructies, sjablonen
- Wie is eigenaar
- De proceseigenaar
Gedeelde instructies en sjablonen die de assistent op het antwoord toepast.- Wat het is
- Claude Team of Enterprise, of Grok. Eén account per medewerker, beheerd door het bedrijf, zonder training op je gegevens.
- Voorbeelden
- Claude Team of Enterprise, Grok Business
- Wie is eigenaar
- Het bedrijf, één account per persoon
Vragen en resultaten, aangemeld met je eigen OAuth-login. Er gaat geen wachtwoord mee.- Wat het is
- Elke koppeling is een officiële MCP-server van de leverancier, of een connector die de AI-werkplek zelf aanbiedt. Elke koppeling heeft eigen rechten.
- Voorbeelden
- Officiële MCP-servers van leveranciers, connectors van de werkplek
- Wie is eigenaar
- Een beheerder, per koppeling
Records die je al mag zien in het systeem, gelezen via de MCP-server van de leverancier.- Wat het is
- CRM, mail, agenda, documenten, boekhouding, ticketing. Hier zit de waarheid, en daar blijft ze.
- Voorbeelden
- CRM, mail, agenda, documenten, boekhouding, ticketing
- Wie is eigenaar
- De eigenaar van elk systeem, zoals vandaag
Het verschil met losse tools zit vooral in de onderste twee niveaus en het bovenste. Met losse tools kopieert elke medewerker zelf gegevens uit het CRM. Met één laag leest de AI rechtstreeks uit het CRM, met de rechten van de medewerker die de vraag stelt, en wijzigt hij niets zonder dat iemand op “goedkeuren” klikt.
Losse tools tegenover één laag
Bekijk als tabel
| Voor | Vier tools, elk met eigen toegang tot mail, CRM en documenten: twaalf losse koppelingen. |
|---|---|
| Na | Eén laag met één set koppelingen: drie koppelingen, elk met eigen rechten. |
2.1
Claude of Grok?
Allebei werken. Claude Team en Enterprise hebben een uitgebreid connectorsysteem, gedeelde projecten en beheer voor connectoren. Grok Business biedt connectoren (onder meer Salesforce en HubSpot), de mogelijkheid om een eigen MCP-server te koppelen, rolgebaseerde toegang en geen training op je gegevens. Kies op basis van wat je team al gebruikt, welke connectoren je nodig hebt en wat je beheerder prettig vindt werken. In hoofdstuk 5 vergelijken we de prijzen, ook met ChatGPT Business en Microsoft 365 Copilot.
03
3. MCP in gewone taal
MCP staat voor Model Context Protocol. Het is een open standaard die bepaalt hoe een AI-assistent met andere software praat. Je kan het vergelijken met een stopcontact: als je CRM een MCP-server heeft en je AI-werkplek MCP ondersteunt, passen ze op elkaar.
3.1
Wat er gebeurt als je een vraag stelt
Wat er gebeurt als je een vraag stelt
Stap 1 van 6
- 01Je stelt een vraag, bijvoorbeeld: “Welke deals boven 10.000 euro zijn al twee weken niet bijgewerkt?”
- 02De assistent ziet dat er een CRM-koppeling is en kiest de juiste tool, bijvoorbeeld “deals zoeken”.
- 03De koppeling werkt met jouw eigen login via OAuth. De AI ziet dus alleen wat jij in het CRM mag zien.
- 04De MCP-server van het CRM voert de zoekopdracht uit en stuurt het resultaat terug.
- 05De assistent antwoordt, met verwijzing naar de records die hij gebruikte.
- 06Wil de assistent iets wijzigen, zoals een fase of een notitie, dan vraagt hij eerst toestemming. Jij keurt goed of weigert.
Twee dingen zijn belangrijk. De AI krijgt nooit meer rechten dan de gebruiker. En de MCP-specificatie verbiedt dat een server zomaar een token doorgeeft dat voor een andere dienst bedoeld is (“token passthrough”). Dat beperkt wat er mis kan gaan als één koppeling lekt.
3.2
Welke systemen hebben een officiële MCP-server?
| Systeem | Officiële server | Hoe je verbindt | Wie zet het aan | Bron |
|---|---|---|---|---|
| HubSpot | Ja, remote (mcp.hubspot.com) | OAuth met PKCE, connector in Claude | Super Admin keurt goed | Bron S11, S12 |
| Salesforce | Ja, Headless 360 MCP-server | Eigen External Client App, OAuth | Salesforce-beheerder | Bron S13 |
| Pipedrive | Ja, door Pipedrive onderhouden | OAuth, op alle plannen | Elke gebruiker, binnen eigen rechten | Bron S14 |
| Zoho CRM | Ja, vier aparte servers (lezen, records, structuur, automatisering) | OAuth, via de Zoho Server Registry | Beheerder kiest welke servers | Bron S15 |
| Microsoft Dataverse / Dynamics 365 | Ja, per omgeving | Remote endpoint of lokale proxy, Entra-app | Beheerder schakelt in per omgeving | Bron S16, S17 |
| Teamleader Orbit | Ja (api.orbit.teamleader.eu/mcp) | Eigen login per gebruiker | Beheerder geeft “MCP read” en “MCP write” | Bron S18 |
| Teamleader Focus | Niet gevonden, alleen community-servers | Nog na te gaan | Nog na te gaan | Nog na te gaan |
Voor Dynamics 365 Sales geldt een aparte MCP-server. Microsoft vermeldt dat Claude Desktop daar niet ondersteund wordt. Werk je met Dataverse, gebruik dan de Dataverse-server.
Gebruik je een helpdesk of een boekhoudpakket dat hier niet staat, kijk dan in de documentatie van je eigen tool of er een officiële MCP-server is. Een community-server kan werken, maar dan ligt het onderhoud en de beveiliging bij iemand die je niet kent.
04
4. Voorbeeld: Claude en HubSpot op één namiddag
HubSpot is een goed voorbeeld omdat de koppeling met Claude goed gedocumenteerd is. De stappen hieronder duren samen ongeveer tweeënhalf uur. Die tijden zijn onze eigen inschatting.
Claude en HubSpot, stap voor stap
0 van 145 minuten gedaan
Een paar grenzen van de HubSpot-connector om te kennen: bulkwijzigingen zijn beperkt tot tien records per keer, de gewone API-limieten van HubSpot blijven gelden, en de validatieregels voor pipelinefases worden toegepast. Validatie van associatielabels gebeurt niet automatisch.
4.1
Welke rechten geef je?
Welke rechten geef je?
| Geven | Geven met goedkeuring | Nooit geven |
|---|---|---|
4.2
Waar het misloopt en hoe je het voorkomt
Waar het misloopt
01Te brede rechten vanaf dag één
Begin met lezen. Voeg schrijfrechten pas toe als een proces een paar weken goed loopt.
02Gedeelde accounts
Laat elke medewerker met zijn eigen login verbinden. Anders weet je niet wie wat deed.
03Schrijven zonder goedkeuring
Laat schrijftools op “Needs approval” staan, ook als het irritant wordt.
04Geen eigenaar
Elke koppeling heeft één persoon die beslist en opvolgt.
05Vergeten limieten
Tien records per bulkwijziging is een veiligheidsgrens. Plan grote opkuisacties apart.
06Vuile data
De AI maakt je CRM niet schoner. Een dubbel contact blijft dubbel. Ruim de belangrijkste velden eerst op.
05
5. Wat het kost
Alle prijzen hieronder zijn officiële prijzen in dollar, per gebruiker per maand, exclusief btw, zoals vermeld op de sites van de leveranciers op 24 oktober 2026. De bedragen in euro zijn indicatief, omgerekend aan de ECB-referentiekoers van 23 oktober 2026 (1 euro = 1,1193 dollar). Prijzen kunnen per regio verschillen. Kijk altijd op je eigen factuurpagina.
5.1
Prijs per gebruiker
| Plan | Jaarbetaling | Maandbetaling | Opmerking |
|---|---|---|---|
| Claude Team, Standard | $20 (± €17,87) | $25 (± €22,34) | 2 tot 150 plaatsen |
| Claude Team, Premium | $100 (± €89,34) | $125 (± €111,68) | meer gebruik, Claude Code |
| Claude Enterprise | $20 (± €17,87) + gebruik aan API-tarief | jaarcontract, SCIM, auditlogs | |
| Grok Business | $30 (± €26,80) | geen training, eigen MCP-server mogelijk | |
| ChatGPT Business, Standard | $20 (± €17,87) | $25 (± €22,34) | minimaal 2 plaatsen |
| ChatGPT Business, Premium | $100 (± €89,34) | $125 (± €111,68) | |
| Microsoft 365 Copilot Business | $21 (± €18,76) | geen maandoptie | bovenop een Microsoft 365-licentie, tot 300 gebruikers |
Microsoft geeft tot 31 december 2026 een promotie van 18 dollar voor het eerste jaar, alleen voor bestaande klanten die in aanmerking komen. Die laten we buiten de berekening.
per gebruiker per maand
Bekijk als tabel
| Jaarlijks USD | Maandelijks USD | Jaarlijks EUR | Maandelijks EUR | Bron | |
|---|---|---|---|---|---|
| Claude Team · Standard | $20 | $25 | €17,87 | €22,34 | S3,S4 |
| Claude Team · Premium | $100 | $125 | €89,34 | €111,68 | S3,S4 |
| Claude Enterprise | $20 | alleen jaarlijks | €17,87 | alleen jaarlijks | S3 |
| Grok Business | $30 | alleen jaarlijks | €26,80 | alleen jaarlijks | S6 |
| ChatGPT Business · Standard | $20 | $25 | €17,87 | €22,34 | S8 |
| ChatGPT Business · Premium | $100 | $125 | €89,34 | €111,68 | S8 |
| Microsoft 365 Copilot Business | $21 | alleen jaarlijks | €18,76 | alleen jaarlijks | S9 |
5.2
API-tegoed bij Claude Team
Bij Claude Team krijg je een gedeeld API-tegoed. Anthropic geeft zelf een voorbeeld: drie Standard- en twee Premium-plaatsen geven 260 dollar per maand. Daaruit volgt 20 dollar per Standard-plaats en 100 dollar per Premium-plaats, met een maximum van 500 dollar per maand. Dat tegoed kan je gebruiken voor processen die via de API draaien.
5.3
Wat een proces aan tokens kost
Een automatisch proces betaal je per token: wat het model leest (input) en wat het schrijft (output). Neem een proces dat 200 keer per maand draait, met telkens 20.000 tokens input en 2.000 tokens output.
| Model | Prijs per miljoen tokens (in / uit) | Kost per maand |
|---|---|---|
| Claude Haiku 5.5 | $0,50 / $2,50 | $3,00 |
| Claude Sonnet 5.5 | $2 / $10 | $12,00 |
| Claude Opus 5.5 | $4 / $20 | $24,00 |
| Grok 4.3 | $1,25 / $2,50 | $6,00 |
| Grok 4.7 | $2 / $6 | $10,40 |
De formule: runs × (input-tokens × inputprijs + output-tokens × outputprijs) / 1.000.000.
Bekijk als tabel
| in / out (USD / 1M) | per maand | Bron | |
|---|---|---|---|
| Claude Haiku 5.5 | $0,50 / $2,50 | $3,00 | S3 |
| Claude Sonnet 5.5 | $2,00 / $10,00 | $12,00 | S3 |
| Claude Opus 5.5 | $4,00 / $20,00 | $24,00 | S3 |
| Grok 4.3 | $1,25 / $2,50 | $6,00 | S7 |
| Grok 4.7 | $2,00 / $6,00 | $10,40 | S7 |
5.4
Twee rekenvoorbeelden
Dit zijn voorbeelden, geen offertes. Vul in de rekentool je eigen aantallen in.
Voorbeeld A: 25 medewerkers. Claude Team met jaarbetaling, 23 Standard- en 2 Premium-plaatsen, drie processen op Sonnet 5.5.
- Plaatsen: 23 × $20 + 2 × $100 = $660 per maand, of $7.920 per jaar (± €7.076).
- Tokens: 3 × $12 = $36 per maand. Dat valt binnen het API-tegoed van $500, dus netto $0.
- Kickstart: €4.500 excl. btw, eenmalig.
- Jaar 1: ± €11.576. Jaar 2: ± €7.076.
Voorbeeld B: 100 medewerkers. Claude Team met jaarbetaling, 92 Standard- en 8 Premium-plaatsen, vijf processen op Sonnet 5.5.
- Plaatsen: 92 × $20 + 8 × $100 = $2.640 per maand, of $31.680 per jaar (± €28.303).
- Tokens: 5 × $12 = $60 per maand, binnen het tegoed, dus netto $0.
- Kickstart: €4.500 excl. btw.
- Jaar 1: ± €32.803. Jaar 2: ± €28.303.
De Kickstart is de eerste stap. Verder bouwen daarna wordt apart afgestemd en zit niet in deze voorbeelden.
Ter vergelijking, alleen de plaatsen voor 25 gebruikers bij jaarbetaling: Claude Team $6.000, ChatGPT Business $6.000, Microsoft 365 Copilot Business $6.300 (plus de Microsoft 365-licentie), Grok Business $9.000.
Resultaat
- Licenties per maand
- $660
- Licenties per jaar
- $7.920 (≈ €7.076)
- Tokenkost per maand
- $36,00 (≈ €32,16)
- API-tegoed Claude Team per maand
- $500
- Netto tokenkost per maand
- $0,00 (≈ €0,00)
- Jaar 1 (met Kickstart)
- ≈ €11.576
- Jaar 2
- ≈ €7.076
Bron S20
- Standard-licenties≈ €4.932
- Premium-licenties≈ €2.144
- Tokens≈ €386
- Min API-tegoed≈ €-386
- Kickstart, eenmalig≈ €4.500
- Jaar 1≈ €11.576
Bekijk als tabel
| USD | EUR | |
|---|---|---|
| Standard-licenties | $5.520 | ≈ €4.932 |
| Premium-licenties | $2.400 | ≈ €2.144 |
| Tokens | $432 | ≈ €386 |
| Min API-tegoed | $-432 | ≈ €-386 |
| Kickstart, eenmalig | ≈ €4.500 | |
| Jaar 1 | ≈ €11.576 |
5.5
Wat zet je ertegenover?
Wat je vandaag uitgeeft aan losse abonnementen, consultants, bureaus of extra handen verschilt sterk per bedrijf. Daarom vullen we die bedragen in de rekentool niet voor je in. Tel je huidige AI-abonnementen op, schat hoeveel uur per week de gekozen processen nu kosten, en vergelijk dat met de bedragen hierboven.
06
6. Tien processen om mee te beginnen
We scoren elk proces op drie dingen, telkens van 1 (laag) tot 3 (hoog): hoeveel werk het is om op te zetten, hoeveel risico er is als het fout gaat, en hoeveel tijd het oplevert. Die scores zijn onze eigen inschatting op basis van ons werk. Ze hangen af van hoe je data eruitziet.
| # | Proces | Werk | Risico | Impact | Rechten | Wie keurt goed |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Voorbereiding klantgesprek | 1 | 1 | 2 | CRM lezen, agenda lezen | niemand, alleen lezen |
| 2 | CRM bijwerken na een call | 2 | 2 | 3 | notities en velden schrijven | accountverantwoordelijke |
| 3 | Wekelijkse pipelinecheck | 1 | 1 | 2 | CRM lezen | niemand, alleen lezen |
| 4 | Offerte in huisstijl | 2 | 2 | 3 | CRM lezen, documenten schrijven | verkoper voor verzending |
| 5 | Leadkwalificatie | 2 | 2 | 3 | CRM lezen, velden schrijven | salesmanager |
| 6 | Content hergebruiken | 1 | 1 | 2 | documenten lezen | marketing |
| 7 | Commentaar bij maandcijfers | 2 | 2 | 2 | boekhouding lezen | financieel verantwoordelijke |
| 8 | Facturen en ontbrekende stukken | 3 | 3 | 2 | boekhouding lezen en schrijven, mail lezen | boekhouder |
| 9 | Eerste lezing contracten en NDA’s | 2 | 3 | 2 | documenten lezen | jurist of zaakvoerder |
| 10 | Supporttickets voorbereiden | 2 | 2 | 3 | tickets lezen, concepten schrijven | supportverantwoordelijke |
Snelle winst. Processen 1, 3 en 6 vragen weinig werk, hebben weinig risico en leveren meteen tijd op. Ze vragen alleen leesrechten. Daar beginnen we meestal.
Grootste winst. Processen 2, 4, 5 en 10 leveren het meest op, maar vragen schrijfrechten en een vaste goedkeuring.
Met voorzichtigheid. Processen 8 en 9 raken aan geld en juridische afspraken. Een mens leest altijd mee.
Tien processen om mee te beginnen
Bekijk als tabel
| # | Afdeling | Werk | Risico | Impact | Rechten | Wie keurt goed | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Voorbereiding klantgesprek (Snelle winst) | Sales | 1 | 1 | 2 | CRM en agenda lezen | niemand, alleen lezen |
| 2 | CRM bijwerken na een call | Sales | 2 | 2 | 3 | notities en velden schrijven | accountverantwoordelijke |
| 3 | Wekelijkse pipelinecheck (Snelle winst) | Sales | 1 | 1 | 2 | CRM lezen | niemand, alleen lezen |
| 4 | Offerte in huisstijl | Sales | 2 | 2 | 3 | CRM lezen, documenten schrijven | verkoper voor verzending |
| 5 | Leadkwalificatie | Marketing en sales | 2 | 2 | 3 | CRM lezen, velden schrijven | salesmanager |
| 6 | Content hergebruiken (Snelle winst) | Marketing | 1 | 1 | 2 | documenten lezen | marketing |
| 7 | Commentaar bij maandcijfers | Financiën | 2 | 2 | 2 | boekhouding lezen | financieel verantwoordelijke |
| 8 | Facturen en ontbrekende stukken | Financiën | 3 | 3 | 2 | boekhouding lezen/schrijven, mail lezen | boekhouder |
| 9 | Eerste lezing contracten en NDA’s | Juridisch en operations | 2 | 3 | 2 | documenten lezen | jurist of zaakvoerder |
| 10 | Supporttickets voorbereiden | Klantenservice | 2 | 2 | 3 | tickets lezen, concepten schrijven | supportverantwoordelijke |
Werk tegenover impact
x = werk · y = impact · kleur = risico
Bekijk als tabel
| # | Werk | Impact | Risico | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Voorbereiding klantgesprek | 1 | 2 | 1 |
| 2 | CRM bijwerken na een call | 2 | 3 | 2 |
| 3 | Wekelijkse pipelinecheck | 1 | 2 | 1 |
| 4 | Offerte in huisstijl | 2 | 3 | 2 |
| 5 | Leadkwalificatie | 2 | 3 | 2 |
| 6 | Content hergebruiken | 1 | 2 | 1 |
| 7 | Commentaar bij maandcijfers | 2 | 2 | 2 |
| 8 | Facturen en ontbrekende stukken | 3 | 2 | 3 |
| 9 | Eerste lezing contracten en NDA’s | 2 | 2 | 3 |
| 10 | Supporttickets voorbereiden | 2 | 3 | 2 |
07
7. Van eerste koppeling tot een team dat ermee werkt
Zo ziet een typisch traject eruit.
Van eerste koppeling tot een team dat ermee werkt
Dag 0
We spreken af welke processen het worden, wie eigenaar is en welke rechten nodig zijn. Jij zorgt dat de gebruikers toegang hebben tot de werkplek en het CRM.
Binnen 72 uur
Het eerste proces draait, met alleen leesrechten. Die 72 uur tellen vanaf het moment dat de gebruikers toegang hebben.
Week 1
Twee of drie processen draaien. We stellen bij op basis van wat het team zegt. Schrijfrechten komen erbij waar ze nodig zijn, altijd met goedkeuring.
Week 2
Alle afgesproken processen draaien. Het team krijgt een korte opleiding en we leggen vast wie welke opleiding kreeg. Je krijgt een eenvoudig AI-beleid.
Daarna
Jij bent eigenaar. Je weet hoe je een proces aanpast of een nieuw toevoegt.
7.1
Wat de AI Act vraagt
Artikel 4 van de AI Act is van toepassing sinds 2 februari 2025. Het vraagt dat bedrijven die AI-systemen gebruiken maatregelen nemen voor de AI-geletterdheid van hun medewerkers. Sinds de wijziging door de Digitale Omnibus (midden juli 2026) wordt daarbij geen specifiek niveau opgelegd. De nationale markttoezichthouders houden er toezicht op vanaf 2 augustus 2026.
Volgens de Europese Commissie heb je geen certificaat nodig. Een interne registratie van opleidingen en andere initiatieven volstaat. Een aparte AI-officer of governancestructuur is niet verplicht.
AI Act, artikel 4
Van toepassing
2 februari 2025
Digital Omnibus
mid-July 2026: no specific level mandated
Toezicht en handhaving
2 augustus 2026
Bekijk als tabel
| Van toepassing | 2 februari 2025 |
|---|---|
| Digital Omnibus | mid-July 2026: no specific level mandated |
| Toezicht en handhaving | 2 augustus 2026 |
08
8. Checklist: twintig punten
Checklist: twintig punten
0 van 20 gedaan
8.1
Sjabloon: AI-beleid op één pagina
Sjabloon: AI-beleid op één pagina
- Doel
- Waarom we AI gebruiken en waarvoor niet.
- Toegelaten tools
- De werkplek die we kozen. Andere tools alleen na goedkeuring.
- Wat nooit in een AI-tool gaat
- Bijvoorbeeld wachtwoorden, betaalgegevens, medische gegevens en gegevens waarvoor een klant geen toestemming gaf.
- Goedkeuring
- Wie wijzigingen in het CRM en andere systemen goedkeurt.
- Vergaderingen
- Wanneer opnemen en samenvatten mag, en dat deelnemers dat vooraf weten.
- Opleiding
- Wie welke opleiding krijgt en waar we dat bijhouden.
- Eigenaar en herziening
- Wie het beleid beheert en wanneer we het herbekijken.
09
9. Zelf doen of hulp vragen?
Veel van wat in dit paper staat, kan je zelf. Vijf vragen helpen om te beslissen. Antwoord je overal nee, doe het dan zelf. Bij een of meer keer ja loont hulp meestal.
Zelf doen of hulp vragen?
- 1Moet de AI iets wijzigen in je CRM of boekhouding?
- 2Loopt het proces over meer dan één systeem?
- 3Moet het draaien zonder dat iemand het start?
- 4Moet het binnen een maand werken?
- 5Heeft niemand intern een paar uur per week om het te beheren?
9.1
Hoe NUVAI werkt
Het meeste bouwwerk doen we met onze eigen delivery-agents. Een senior bekijkt alles en keurt het goed voor het naar jou gaat. Je betaalt een vaste prijs en weet vooraf wat je krijgt.
9.2
De Kickstart
- Prijs. €4.500 excl. btw, vaste prijs.
- Duur. Twee weken.
- Inhoud. Drie tot vijf processen op Claude of Grok, gekoppeld aan je CRM.
- Eerste resultaat. Het eerste proces draait binnen 72 uur nadat de gebruikers toegang hebben.
- Je krijgt ook. Een rechtenoverzicht, een AI-beleid van één pagina en een opleidingsregister.
Plan een Kickstart op nuvai.eu/nl/kickstart.
Wil je dit in twee weken op je eigen accounts laten draaien? De Kickstart kost €4.500 excl. btw, vast, voor drie tot vijf processen. De eerste toepassing draait binnen 72 uur nadat je gebruikers toegang hebben.
Bekijk de KickstartBijlage A
Bijlage A. Hoe we rekenen
- Prijzen. Officiële prijzen in dollar per gebruiker per maand, excl. btw, gecontroleerd op 24 oktober 2026.
- Wisselkoers. 1 euro = 1,1193 dollar, ECB-referentiekoers van 23 oktober 2026. Euro’s zijn afgerond en indicatief.
- Tokenkost per proces. runs × (input-tokens × inputprijs + output-tokens × outputprijs) / 1.000.000.
- API-tegoed Claude Team. min(500, 20 × Standard-plaatsen + 100 × Premium-plaatsen) dollar per maand, afgeleid van het voorbeeld van Anthropic.
- Netto tokenkost. max(0, tokenkost − API-tegoed), alleen voor processen die via de API draaien.
- Jaar 1. 12 × plaatsen + 12 × netto tokenkost + Kickstart. Jaar 2 is hetzelfde zonder Kickstart.
- Wat we niet invullen. Je huidige kosten voor consultants, bureaus en aanwervingen. Die vul je zelf in.
Bijlage B
Bijlage B. Begrippen
- MCP (Model Context Protocol). Open standaard voor hoe een AI-assistent met andere software praat.
- MCP-server. Het stuk software van je CRM of tool dat vragen van de AI ontvangt en uitvoert.
- Connector. Een kant-en-klare koppeling in de AI-werkplek, vaak op basis van MCP.
- OAuth. Inloggen bij een dienst zonder je wachtwoord aan de AI te geven.
- Token. Een stukje tekst, ongeveer driekwart van een woord. AI-modellen rekenen per token.
- Schaduw-AI. AI-tools die medewerkers gebruiken zonder dat het bedrijf ze gekozen heeft.
- AI-geletterdheid. Voldoende kennis om AI verstandig te gebruiken, zoals bedoeld in artikel 4 van de AI Act.
Bijlage C
Bijlage C. Rekentool
De rekentool op de webversie gebruikt de formules uit bijlage A. Je vult in: aantal medewerkers, aantal Standard- en Premium-plaatsen, plan, betaalwijze, aantal processen, runs per maand, tokens per run en model. Optioneel vul je ook je huidige kosten in. Voorbeeldwaarden zijn als voorbeeld gemarkeerd.
Bijlage D
Bijlage D. Bronnen
Zie de bronnenlijst achteraan. Elke bron is geraadpleegd op 24 oktober 2026, tenzij anders vermeld.
- S1Eurostat, Artificial intelligence by size class of enterprise (isoc_eb_ai), indicator E_AI_TANY, % of enterprises. https://ec.europa.eu/eurostat/databrowser/view/isoc_eb_ai/default/tableDataset updated 15 June 2026. Values read from the Eurostat database API. NL 2025 flagged (b) break in series.geraadpleegd 24 oktober 2026
- S2Microsoft & LinkedIn, 2024 Work Trend Index Annual Report: AI at work is here. Now comes the hard part. https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/ai-at-work-is-here-now-comes-the-hard-part31,000 respondents, 31 countries, published 8 May 2024.geraadpleegd 24 oktober 2026
- S3Anthropic, Claude pricing (Team, Enterprise, API). https://claude.com/pricinggeraadpleegd 24 oktober 2026
- S4Anthropic, What is the Team plan?. https://support.claude.com/en/articles/9266767-what-is-the-team-plangeraadpleegd 24 oktober 2026
- S5Anthropic, How is my Team plan bill calculated? (pooled API credit example). https://support.claude.com/en/articles/9267289-how-is-my-team-plan-bill-calculatedgeraadpleegd 24 oktober 2026
- S6xAI, Grok Business. https://x.ai/grok/businessgeraadpleegd 24 oktober 2026
- S7xAI, Models and pricing (API). https://docs.x.ai/developers/pricinggeraadpleegd 24 oktober 2026
- S8OpenAI, ChatGPT Business: pricing and seats. https://help.openai.com/en/articles/8792828geraadpleegd 24 oktober 2026
- S9Microsoft, Microsoft 365 Copilot Business pricing. https://www.microsoft.com/en-us/copilot/pricing/businessgeraadpleegd 24 oktober 2026
- S10Model Context Protocol, Security best practices (token passthrough). https://modelcontextprotocol.io/docs/2026-07-28/tutorials/security/security_best_practicesgeraadpleegd 24 oktober 2026
- S11HubSpot, Set up and use the HubSpot connector for Claude. https://knowledge.hubspot.com/integrations/set-up-and-use-the-hubspot-connector-for-claudegeraadpleegd 24 oktober 2026
- S12HubSpot, Integrate AI tools with the remote HubSpot MCP server. https://developers.hubspot.com/docs/apps/developer-platform/build-apps/integrate-with-the-remote-hubspot-mcp-servergeraadpleegd 24 oktober 2026
- S13Salesforce, Set up Claude connection to your Salesforce org (Trailhead). https://trailhead.salesforce.com/content/learn/modules/salesforce-in-claude-for-admins/set-up-salesforce-in-claudegeraadpleegd 24 oktober 2026
- S14Pipedrive, Pipedrive MCP server. https://www.pipedrive.com/en/features/mcp-servergeraadpleegd 24 oktober 2026
- S15Zoho, MCP for Zoho CRM. https://www.zoho.com/crm/developer/mcp.htmlgeraadpleegd 24 oktober 2026
- S16Microsoft Learn, Connect to Dataverse with Model Context Protocol. https://learn.microsoft.com/en-us/power-apps/maker/data-platform/data-platform-mcpgeraadpleegd 24 oktober 2026
- S17Microsoft Learn, Connect agents to Dynamics 365 Sales MCP server. https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/sales/connect-agents-to-model-context-protocolgeraadpleegd 24 oktober 2026
- S18Teamleader, Teamleader Orbit MCP. https://www.teamleader.eu/blog/teamleader-orbit-mcpPage modified 23 October 2026.geraadpleegd 24 oktober 2026
- S19European Commission, AI Literacy: Questions & Answers. https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/faqs/ai-literacy-questions-answersLast update 20 October 2026.geraadpleegd 24 oktober 2026
- S20European Central Bank, Euro foreign exchange reference rates, USD (EXR.D.USD.EUR.SP00.A). https://data.ecb.europa.eu/data/datasets/EXR/EXR.D.USD.EUR.SP00.A1 EUR = 1.1193 USD on 23 October 2026.geraadpleegd 24 oktober 2026
- S21NUVAI, Kickstart. https://nuvai.eu/kickstartNL: nuvai.eu/nl/kickstart, FR: nuvai.eu/fr/kickstart.geraadpleegd 24 oktober 2026
Wil je dit in twee weken op je eigen accounts laten draaien? De Kickstart kost €4.500 excl. btw, vast, voor drie tot vijf processen. De eerste toepassing draait binnen 72 uur nadat je gebruikers toegang hebben.
Bekijk de KickstartDownload de pdf PDF, 27 pagina’s
Zie ook: Hoe we werken · Kickstart
Claude en Anthropic zijn merken van Anthropic, PBC. Grok is een merk van SpaceXAI LLC. ChatGPT is een merk van OpenAI. Microsoft 365 en Copilot zijn merken van Microsoft. HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho en Teamleader zijn merken van hun respectieve eigenaars. NUVAI staat los van deze leveranciers.
NUVAI is een merk van Quest2S BV · BE 0544.737.251 · nuvai.eu