Kort antwoord. Tel de tools die elk één taak doen. Dekt een tool één stap die je team elke dag herhaalt, met data die je al hebt, dan kan zelf bouwen minder kosten en houd je iets over dat van jou is. Maar de prijs per gebruiker, die je kan budgetteren, wordt dan een verbruiksmeter, die je niet kan budgetteren. Zet er een plafond op voor je begint. En is de licentiepost klein, blijf dan gewoon betalen.
Het moment
De mail over de verlenging komt binnen. De prijs per gebruiker is weer gestegen, of er is een nieuw pakket en je huidige pakket bevat niet meer wat je gebruikt. Dit is het moment om te kijken. Na de verlenging ligt de post weer een jaar vast.
Welke licenties in aanmerking komen
Niet elke tool is het vervangen waard. Die het wel zijn, hebben meestal drie dingen gemeen:
- Eén taak. De tool doet één ding: gesprekken samenvatten, antwoorden voorbereiden, een formulier invullen, een document nakijken.
- Veel mensen, elke dag. De prijs per gebruiker wordt vermenigvuldigd met een aantal mensen dat blijft groeien.
- Je eigen data. Wat erin gaat, staat al in je mailbox, je CRM of je gedeelde schijf.
Voldoet een tool aan alle drie, dan is een eigen versie in je eigen omgeving het bekijken waard.
Welke licenties je houdt
- Je kernsystemen: boekhouding, CRM, ERP. Daar staan je gegevens in. Bouw erbovenop, niet in de plaats ervan.
- Tools die een paar mensen af en toe gebruiken. De licentiekost is klein en de moeite is dat niet.
- Tools waarvoor je betaalt omwille van certificering, juridische dekking of ondersteuning. Die kan je niet bouwen.
Van een vaste prijs naar een meter
Een licentie per gebruiker ligt vast en is makkelijk te plannen: prijs maal mensen. Wat je zelf bouwt, betaal je per gebruik. Elke keer dat het een document leest of een tekst opstelt, rekent het AI-model erachter af voor wat het verwerkt.
Voor gewoon chatgebruik valt die rekening meestal lager uit dan mensen denken. Het verandert als het werk automatisch verloopt in meerdere stappen, waarbij het systeem leest, controleert, iets opzoekt en opnieuw probeert. Bij elke stap gaat alles wat al verzameld is opnieuw mee. Hetzelfde team, hetzelfde bedrijf, een veel grotere rekening. Hoe het werk eruitziet, telt dus meer dan het aantal gebruikers.
De meeste financiële teams hebben nog nooit een technologiepost gehad die zich zo gedraagt. Dat is een reden om het te plannen, geen reden om het te vermijden.
Zet er een plafond op voor je begint
Vier gewoontes houden de meter onder controle:
- Een maandplafond per toepassing. Is het bereikt, dan stopt de toepassing of krijgt iemand een melding. Nooit een open kraan.
- Het juiste model voor de stap. Eenvoudige stappen gaan naar een lichter, goedkoper model. Alleen de moeilijke gaan naar het sterkste.
- Stuur niet twee keer hetzelfde. Instructies en naslagteksten die niet veranderen, kan je bewaren en hergebruiken. Dat kost veel minder dan ze telkens opnieuw te sturen.
- Lees elke maand het logboek. Eén overzicht: welke toepassing, welk model, wat het kostte.
Onze eigen drempel
We raden pas aan om te bouwen als de jaarlijkse licentiepost minstens vier keer zo groot is als wat het kost om de vervanging te bouwen. Daaronder betaalt de besparing zelden de moeite en het extra onderhoud terug. De meeste lezers komen uit bij "houd de licentie". Dat is een goed antwoord.
De goedkoopste licentie is soms die je houdt.
Van wie het is
Wat je bouwt, hoort te draaien in je eigen omgeving, op jouw naam. Vraag aan wie het voor je bouwt: staan de instellingen, de documentatie en de toegang op mijn naam? Kan ik later met iemand anders verder? Is het antwoord nee, dan heb je het ene abonnement ingeruild voor een ander.
Is het antwoord ja, dan betaal je één keer om het te bouwen en daarna alleen nog voor onderhoud en verbruik.
Wanneer je dit beter niet doet
- De licentiepost is klein.
- Niemand in je team heeft tijd om een nieuwe toepassing op te volgen.
- De tool die je zou vervangen, verandert elke maand en je hebt die vernieuwingen nodig.
Verleng dan, en kijk volgend jaar opnieuw.
En ja, dat geldt ook voor ons
Wat wij voor je bouwen, draait op dezelfde meter, met dezelfde plafonds. Haalt je post de drempel niet, dan zeggen we dat, en dat advies is gratis: houd de licentie, zet de kostinstellingen aan die je al hebt, en kijk over twee kwartalen opnieuw.